ДЕЛОВЫЕ ЗВОНКИ

Меню сайта

Категории раздела

Культура [3201]

Этикет [505]

Форма входа

Главная » Статьи » Искусство и культура » Этикет

ДЕЛОВЫЕ ЗВОНКИ

Правильно построенный разговор по телефону может способствовать совершению удачной сделки, а дурные «телефонные манеры» - расстроить ее. Все начинается с того, как вам отвечают на звонок. Если в офисе есть коммутатор, телефонисток надо специально готовить к тому, чтобы, снимая трубку, они приветливо говорили: «Фирма «Пэкер Индастриз», доброе утро». Когда отвечают помощники или секретари, они называют имя своего шефа: «Приемная мисс Уайт (или: приемная Бетти Уайт). Чем могу помочь?» Если же мисс Уайт снимет трубку прямого телефона сама, ей следует сказать: «Здравствуйте. Бетти Уайт слушает вас».

Звонящий приветливо отвечает телефонистке: «Будьте добры, соедините меня с мисс Уайт», а, говоря с секретарем или помощником, называет свое имя: «Здравствуйте. Я - Милдред Пирлмэн. Может ли мисс Уайт поговорить со мной?» Если к телефону подходит сама мисс Уайт, следует сообщить о себе какие-то дополнительные сведения: «Мисс Уайт? Доброе утро. Я Милдред Пирлмэн из «Огилви Компани»».

Коль скоро звонящий не представился, секретарь вправе осведомиться: «Простите, кто ее спрашивает?» Поскольку решить вопрос иногда по силам помощнику или секретарю, они могут вежливо поинтересоваться, по какому поводу хочет звонящий говорить с мисс Уайт, или просто спросить: «Как доложить о вас мисс Уайт?»

Услышав этот вопрос, не следует ни обижаться - секретарша просто хочет ускорить процесс, - ни «темнить»: ничего хорошего из этого не выйдет. Не говорите, что вы звоните по личному делу, если дело ваше отнюдь не личное: даже если секретарша клюнет на эту удочку, ее босс вряд ли оценит вашу изобретательность.

Когда начальника нет на месте, секретарша может взять дело в свои руки, не дожидаясь, пока вы выразите свое разочарование или негодование, которые от краткого: «Ее нет» только усилятся. Поэтому ей лучше сказать: «Мне очень жаль, мисс Пирлмэн, но мисс Уайт только что вышла из кабинета. Не могу ли я вам помочь? Что ей передать, когда она вернется?»

В тех случаях, когда боссу некогда говорить по телефону, учтивый тон секретаря играет еще большую роль. Честность, как известно, лучшая политика, а фраза: «Ее нет на месте» сразу вызывает подозрения. А потому лучше сразу прояснить ситуацию, сказав: «Мисс Пирлмэн, мисс Уайт здесь, но у нее совещание, и к телефону подойти она не может. Не могу ли я вам чем-нибудь помочь? С кем еще из сотрудников фирмы я могла бы вас соединить?» Если ответ на оба вопроса будет отрицательным, секретарша поступит правильно, сказав: «Я обязательно передам мисс Уайт, что вы звонили, и она свяжется с вами, как только освободится. Боюсь, что это произойдет лишь только завтра: сегодня она целый день очень занята».

Другие статьи по теме:

КОГДА СВАДЕБНЫЕ ПЛАНЫ МЕНЯЮТСЯ