В отличие от описанной выше ситуации, когда на совещании присутствуют и хозяин, и председательствующий, встречу, как правило, завершает тот, кто ее созывал. Если он или она сочтет, что прения по обсуждаемому вопросу завершены, и достигнуто устраивающее всех соглашение о том, какие шаги следует предпринять в будущем, нужно подвести итоги и закрыть встречу: «Итак, мы обсудили следующие вопросы... », или: «В результате, мы пришли к выводу о том, что действовать надо так... ». После этого стоит повторить решение, которое было принято, и, если для его осуществления необходима дополнительная информация, напомнить об этом тем, кто отвечает за ее предоставление. Встреча заканчивается выражением благодарности тем сотрудникам, которые на ней присутствовали и помогали в ее организации.
Письменные заметки или магнитофонные записи, сделанные во время встречи, используются для составления доклада о проведенном совещании, копии которого его организатор позднее передает каждому из участников. В докладе обычно содержится детальное изложение заключительных выступлений. Он вручается участникам не только для того, чтобы напомнить о содержании дискуссий, но и с целью выработки единого подхода к проблеме.
