Офис-менеджер и секретарь… В чем разница?

Многие полагают, что офис-менеджер – это тот же секретарь, а красивое наименование должности – лишь дань моде. И в самом деле, и работодателю, и работнику гораздо приятнее видеть на табличке красивое иностранное слово, нежели обычное русское. В действительности же, это две абсолютно разные профессии.

Понятие «секретарь» вошло в обиход еще при Петре I. В основном, секретарей нанимали для обработки корреспонденции и ведения архива. В обязанности современного секретаря, в классическом понимании этого слова, по-прежнему входит работа с корреспонденцией, делопроизводство, а также прием и распределение телефонных звонков и организация деловых встреч и переговоров. Помимо этого, секретарь является помощником руководителя, занимаясь организацией его работы, находится в приемной, встречая и консультируя посетителей, ведет архив и т.д. Некоторые руководители считают необходимым, чтобы секретарь владел как минимум одним иностранным языком для ведения деловой переписки.

Что же касается должности офис-менеджера, то она появилась сравнительно недавно. Это, прежде всего, сотрудник, управляющий офисом. Конечно, во многом должностные обязанности секретаря и офис-менеджера перекликаются, но, как правило, список обязанностей и полномочий офис-менеджера гораздо шире. Зачастую, наряду с выполнением основных обязанностей секретаря офис-менеджер:

• следит за бесперебойной работой офиса, обеспечивая наличие всего необходимого;

• оформляет первичную бухгалтерскую документацию;

• ведет табель учета рабочего времени сотрудников;

• организует и контролирует проведение различных корпоративных мероприятий;

• решает организационные вопросы с арендодателями и арендаторами, коммунальными и аварийными службами, а также с различными контролирующими органами.

Нередко в крупных компаниях секретарь работает под руководством офис-менеджера, так же, как и курьерская служба, уборщицы, технический персонал и т.д.

Таким образом, очевидно, что требования, предъявляемые к кандидатам на эти должности, значительно различаются. Каждая компания формулирует свой индивидуальный перечень обязанностей секретаря и офис-менеджера, более подробно ознакомиться с которым следует непосредственно при приеме на работу.